Book - I Love To OrganizeJudul Buku: I Love to Organize

Penulis: Sofie Beatrix

ISBN: 978-602-8994-44-6

Penerbit: PT Gramedia Pustaka Utama

Tebal: 86 halaman

Tahun Terbit: Mei 2007 (Cetakan ke-2)

Book Reviewer: Sarikusuma Wijayanti

 

Ada dua fokus utama sebagai tolak ukur keberhasilan sebuah event yaitu kesuksesan dalam kemasan dan berangsungnya acara dan tolak ukur yang kedua adalah profit. Oleh sebab itu, berdasarkan 2 hal diatas, event dibagi menjadi 2 jenis yaitu :

 

  1. Murni

Segala sesuatu di tanggung oleh pihak Organizer sehingga keuntungan sepenuhnya milik organizer tersebut.

  1. By Project/sponsor

Sebagian pembiayaan dan profit sudah diperoleh dari sponsor atau perusahaan penyelenggara sehingga tugas organizer adalah merampungkan tugas dengan berusaha melaksanakan event sebaik-baiknya dengan kemasan acara yang unik dan menghadirkan pengisi acara yang dapat menjadi ikon produk dengan target audiens sesuai keinginan sponsor.

Setelah menetapkan tolak ukur keberhasilan sebuah acara barulah membahas desain acara dengan tim dengan lebih dulu memebuat draft perencanaan. Perlunya dibahas bersama dengan tim untuk menyamakan persepsi tentang acara sehingga faktor kegagalan acara dapat ditekan  dan memudahkan dalam membuat proposal.

Kemasan acara terdiri dari tema, waktu, tempat, pengisi acara, prediksi harga jual tiket, dan susunan acara (rundown). Agar kemasan acara menjadi bagus, harus didukung oleh ide-ide. Cara mencari ide antara lain dengan :

  1. Mengobrol dengan teman
  2. Berimajinasi
  3. Browsing internet
  4. Jalan-jalan
  5. Menonton
  6. Mengamati
  7. Membaca

Tema acara hendaknya pendek dan langsung menjadi topik permasalahan atau hal yang paling menarik dari sebuah event contohnya pengisi acara, isi acara, tempat dan hal lainnya. Serta disesuaikan dengan pasar atau sasaran peserta, tujuan, atau jenis acara dan dikemas dalam bahasa yang menarik.  Waktu acara dipilih secara tepat agar acara sukses, yaitu hari-hari dimana orang ramai berkunjung, weekend, liburan sekolah, atau hari besar. Kecuali jika kita bertindak sebagai pelaksana event. Tempat penyelenggaraaan juga harus dicermati sehubungan dikenal atau tidaknya tempat itu dan jauh atau dekatnya dengan keramaian dan target audiens.

Jenis-jenis event berdasarkan kemasan acaranya adalah:

  1. Talkshow/seminar
  2. Lomba
  3. Pesta
  4. Pameran
  5. Promosi Produk
  6. Training
  7. Konser
  8. Diskusi ilmiah/protokoler

Setelah kemasan acara sudah diketahui maka tinggal membuat rundown. Rundown akan dipergunakan sebagai pedoman rangkaian acara oleh pengisi acara,pers, MC, manajer dan stage manager.

Sumber pemasukan akan melimpah jika banyak sponsor yang menyetujui dan mau mendukung acara yang akan diselenggarakan. Untuk itu agar proposal diterima oleh hendaknya kita mempersiapkan dengan sebaik-baiknya narasi, desain grafis, dan kemasan acaranya. Beberapa hal yang perlu diperhatikan untuk mendapatkan hasil terbaik dari para sponsor besar adalah :

  1. Sertakan surat pengantar untuk menunjukkan secara jelas dan singkat isi proposal.
  2. Sampaikan di proposal jika sudah melibatkan sponsor l
  3. Cantumkan hasil angket mengenai audiens jika sebelumnya telah menyelenggarakan acara yang sama.
  4. Tonjolkan nilai jual utama dari event Anda kepada sponsor.
  5. Semakin menawan penampilan fisik proposal semakin meyakinkan

Jenis-jenis pemasukan dapat dibedakan menjadi :

  1. Sponsor uang

Sponsor yang memberikan kontribusi berupa uang. Ketika menghitung biaya sponsorship kita harus tahu biaya yang diperlukan untuk memberi fasilitas yang dijanjikan kepada sponsor. Selisih antara biaya pengeluaran dan harga sponsorship adalah keuntungan atau kerugian kita.

  1. Barter

Cara menghitung sponsor barter adalah dengan mengkalkulasi berapa nilai dalam rupiahnya.

  1. Stand

Dihargai berdasarkan lokasi, waktu/lama pameran, jumlah pengunjung dan atau luas.

  1. Tiket

Sediakan tiket untuk mereka yang free seperti sponsor, relasi, undangan kehormatan, dan pers serta tiket yang berbayar

  1. Lain-lain

Fashion show, presentasi, demo produk, dan lain-lain yang diselipkan di tengah-tengah acara dapat menghasilkan income tambahan.

Dalam masalah keuangan ada beberapa hal penting yang harus diperhatikan :

  1. Purchasing

Memilih dengan cermat pemasok segala materi/bahan yang diperlukan, bahkan tawar-menawar dengan pemasok untuk menekan biaya pengeluaran.

  1. Jadwal Pembayaran

Hal yang berkaitan dengan pembayaran, baik pemasukan maupun pengeluaran haruslah dijadwalkan.

  1. Kontrol Pengeluaran dan Sumber Pemasukan

Jangan sampai terjadi pembengkakan pengeluaran

Bila pemasukan menjelang hari H tidak sesuai planning, ada beberapa hal yang bisa dilakukan, yaitu :

  1. Mencari alternatif ide pemasukan lain misalnya menambah sponsor kecil, barter, donatur dan lain-l
  2. Menggenjot kerja dengan memberikan fee tambahan untuk marketing.
  3. Penghematan kecuali terkait dengan ketentuan dengan sponsor dan inti acara.
  4. Menjadwalkan ulang pembayaran.

Untuk melakukan publikasi dan promosi yang tepat bagi sebuah event, perlu dipertimbangkan beberapa hal seperti di bawah ini :

  1. Segmen

Segmen audiens yang akan dibidik biasanya meliputi tingkatan ekonomi, usia, jenis kelamin, life style, dan lain-lain.

  1. Lokasi

Pemasangan spanduk hendaknya di tempat-tempat yang strategis, ramai lalu lintasnya. Jika memasang publikasi di koran dan media cetak sebaiknya dipasang pada halaman yang sering dibaca dan tidak dilewatkan oleh segmen yang kita bidik.

  1. Waktu dan Frekuensi Tayang

Jika berpormosi di radio dan televisi atau koran, pada hari dan jam tertentu jumlah penonton/pendengar atau pembaca lebih banyak.

  1. Ukuran

Spesifikasi yakni ukuran halaman, jenis penjilidan, jenis kertas, kualitas cetakan, dan penggunaan warna.

  1. Jenis media

Golongkan jenis media yang akan menjadi tempat melakukan promosi, indra apa saja yang disentuh, dan citra yang bagaimana yang ingin ditampilkan. Panduan yang penting dalam menciptakan citra adalah kecocokan.

  1. Pertimbangan biaya

Yang harus dipertimbangkan dari pembiayaan adalah apakah biaya yang dikeluarkan dapat memberikan return seperti yang diinginkan atau tidak.

  1. Kapan diperlukan

Setiap proyek membutuhkan waktu tertentu, oleh karena itu buatlah schedule.

  1. Desain materi yang eye-catching

Buatlah desain produk yang menggoda dan menarik dalam kesan pertamanya. Desain materi promo, narasi dan tampilan harus disesuaikan dengan tema terkait dengan perilaku audiens, gaya bahasa, tampilan taste-nya.

 

Beberapa hal yang dapat dipergunakan  sebagai bahan acuan pembuatan desain :

  • Kenapa diperlukan publikasi

Jawablah pertanyaan ini : mengapa calon audiens perlu mengetahui informasi yang terkandung dalam publikasi Anda? Jika Anda dapat menjawabnya, maka bisa dijadikan headline dan gambar untuk mendapatkan perhatian dari calon audiens.

  • Informasi macam apa yang disertakan

Periksa bagian informasi teks dan image yang akan disertakan sehingga Anda akan mendapatkan ruang yang cukup untuk semua bagian dan menghindari terlewatnya materi informasi. Namun jangan terlalu penuh.

  • Style dan Narasi

Elemen jenis huruf, narasi, peletakan susunan materi yang dipilih, cara merangkai dan memproduksinya akan menjdai hal indah apabila cocok dengan tujuan audiens.

Manfaatkan promosi gratis, barter dan sedikit biaya. Biasanya diberikan oleh media, agenda kota, jumpa pers, dan roadshow beberapa perkumpulan. Press release pada hari H juga tidak berbiaya tetapi berfungsi sebagai promosi pada event berikutnya, yakni untuk mengungkapkan tujuan penyelengaraan event  tersebut.

Team Player

Dipandang dari aspek pekerjaannya, dibagi ke dalam 3 aspek penting, yaitu manajemen, marketing, dan kreator. Aspek manajemen terdiri atas manajer, keuangan, dan operasional. Kedua, aspek marketing, yang terdiri atas penggali dana sponsor, ticketing, dan promosi/humas. Yang ketiga adalah aspek kreator, yaitu aspek acara, desain materi promo dan dekorasi. Tim dibagi menjadi 2 yaitu tim inti dan tim freelance.  Jumlah orang yang terlibat dihitung secara keseluruhan dan kemudian diperhitungkan anggarannya.

Faktor-faktor penting dalam tim antara lain:

  1. Hal pertama yang dibutuhkan dalam sebuah tim adalah menciptakan kolaborasi melalui penggandaan.
  2. Antusiasme . antuasisme sangat menular. Jika kita antusias, maka tim akan antusias begitu sebaliknya. Kepercayaan positif akan membangkitkan antusiasme yang selanjutya akan meningkatkan etos kerja dan kreativitas.
  3. Komunikasi yang baik akan meningkatkan kepercayaan terhadap sesama rekan kerja, lalu lintas pelaksanaan tugas menjadi teratur, dan terciptanya suasana kondusif untuk menghasilkan solusi kreattif terhadap masalah.
  4. Menyangkut jadwal tim. Pelaksanaan tugas tanpa disertai tenggat waktu akan sia-sia belaka. Kedisiplinan menuntut kesempurnaan dalam pencapaian target pada saat yang ditentukan.

Time schedule dibagi menjadi 3 kegiatan secara garis besar yaitu : perencanaan dan persiapan; operasional; dan gladi bersih, hari H, serta after event. Terkait dengan ketiga garis besar kegiatan tersebut, tim inti harus selalu mencek, melalui rapat, kemajuan pelaksanaan pekerjaan dan mengantisapi setiap permasalahan yang mungkin muncul dengan solusi tepat.

Hal-hal yang perlu disiapkan dan direncanakan dalam event antara lain :

Surat :

  1. Angket untuk survei audiens
  2. Penawaran
  3. Surat izin
  4. Surat permohonan meliputi acara
  5. Draft press release berisi tentang tema, tujun penyelenggaraan acara, kemasan acara, contact person.
  6. Surat konfirmasi pengisi acara : dilampiri rundown, layout ruang (bila perlu) dan MOU.
  7. Surat ucapan terima kasih: kepada sponsor, pengisi acara, mitra kerja.

Ketentuan:

  1. Umum peserta lomba
  2. Umum peserta pameran

MOU:

  1. Pengisi acara
  2. Tempat
  3. Sponsor
  4. Mitra kerja
  5. Ticket box

Rancangan keuangan

Database sponsor, mitra kerja, dan ticket Box.

 

Gladi bersih atau technical meeting tergantung pada besar kecilnya  acara. Namun, untuk mendapatkan hasil terbaik memang diperlukan technical meeting yang dihadiri oleh seluruh pihak yang terkait dengan acara esok harinya.

Dalam tecnical meeting panitia dibahas persiapan dan masalah yang dialami beserta antisipasi atau solusinya. Selain itu, posisi masing-masing panitia perlu ditetapkan kembali, khususnya posisi panitia freelance . Checklist perlengkapan juga telah dipersiapkan bersama dengan rundown sehingga ketika gladi bersih dilakukan dapat ditambahkan hal-hal yang perlu dipersiapkan di luar checklist yang telah dibuat. Sedangkan untuk technical meeting untuk peserta lomba/stand dilaksanakan sehari sebelum acara di lokasi event dengan membahas detail rundown acara secara mendalam, layout ruangan, ketentuan lomba/stand yang telah dibuat, serta tanya jawab.

Hal-hal penting saat hari H

Semakin tepat acara dengan perencanaan semula, akan semakin sukses sebuah event. Namun kadang di hari H terjadi hal-hal diluar dugaan. Apabila sebuah event secara keseluruhan dapat dilalui dengan mulus, minimal segala kekurangan dan hambatan tidak diketahui pihak lain selain panitia, acara itu telah dianggap sukses.

Pada hari H, seorang manager event berkeliling melakukan checklist ulang terhadap masing-masing koordinator dan memonitor seluruh acara dari awal hingga akhir. Hati-hati dengan masalah perlengkapan karena dapat mengurangi nilai keberhasilan sebuah acara. Dalam ruangan pihak perlengkapan bekerja sama dengan operator dan dekorator mengerjakan ruangan dengan memperhitungkan waktu secara cermat.

Setelah Event

Setelah acara dilangsungkan, dilakukan rapat evaluasi secara internal yang sekaligus merupakan acara pembubaran panitia. Evaluasi ditujukan untuk mendapatkan feedback dari seluruh tim tentang kelebihan dan kekurangan event yang akan datang, memeriksa kembali sejauh mana acara yang telah dilaksanakan sesuai dengan desain acara, baik dalam kemasan, pengeluaran, ataupun perolehan. Hasil rapat evaluasi dapat dijadikan sebagai bahan laporan kepada sponsor. Biasanya isi laporan pertanggungjawaban misalnya foto kegiatan, materi promo, brosur, undangan, dan lain-lain.

Surat-menyurat yang terjadi setelah acara biasanya berupa surat ucapan terima kasih untuk sponsor dan mitra kerja, penyelesaian pembayaran, dan penagihan apabila ada utang piutang yang belum diseleseikan. Apabila terdapat bujet atau keuntungan yang cukup besar, acara pembubaran penitia dapat diselenggarakan bersama sponsor besar.

Inspirator Academy - Book Review - I Love To Organize - Sarikusuma

RelatedPost

RUANG INSPIRASI

Daftar dan belajar di Ruang Inspirasi, belajar bersama 8 Mentor hebat!

RUANG INSPIRASI

You have Successfully Subscribed!

Pin It on Pinterest

Share This

Share This

Share this post with your friends!